Opettaja: Tapahtumakutsun luominen Wilmassa

Arvioitu lukuaika: 5 minuuttia

Opettaja voi luoda tapahtumakutsuja esimerkiksi opiskelijoiden ohjausaikoja, huoltajien kanssa käytäviä keskusteluja ja vanhempainiltoja varten. Opiskelija ja huoltaja voivat valita sopivan ajan itselleen listasta.

Tapahtumia on pääasiassa kolmenlaisia:

Tapahtumat, jotka eivät vaadi ilmoittautumista. Ne ovat kalenterissa vain tiedoksi (esim. liikuntapäivä, avoimet ovet, opettajain kokous, teemaviikko).
Tapahtumat, joihin ilmoittaudutaan varaamalla itselle sopiva aika (esim. opinto-ohjaajan tai ryhmänohjaajan tapaaminen).
Tapahtumat, joihin voidaan ilmoittaa useampi henkilö samalle ajankohdalle (esim. vanhempainilta).

Valitse Wilman etusivulta (wilma.omnia.fi) kalenterisi alapuolelta kohta uusi tapahtumakutsu.

Kirjaa tapahtumalle aihe. Osallistujat kutsutaan mukaan klikkaamalla Valitse vastaanottajat-painiketta. Vastaanottajat valitaan samalla tavalla kuin Viestit-toiminnossa: Oikeasta reunasta avautuu sivupaneeli, josta vastaanottajat valitaan. Teksti kenttään voit esimerkiksi tarkentaa, mitä tapahtuma sisältää tai antaa lisäohjeita.

1. Tapahtuma, joka ei vaadi ilmoittautumista

Jos tapahtumaan EI tarvitse ilmoittautua, älä laita valintaa kohtaan Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen. Osallistujamäärän valintaan liittyvät kentät piilotetaan silloin ruudulta. Tapahtuma ilmestyy kaikkien kutsuttujen kalenteriin, kun lähetät tapahtumakutsut. Esimerkkejä tällaisista tapahtumakutsuista on avoimet ovet, yhteiset liikuntapäivät, vierailijat oppilaitoksessa jne. Tapahtuma voi kestää myös useamman päivän (esim. teemaviikko).

2. Tapahtumat, joihin ilmoittaudutaan varaamalla aika vain itselle

Näihin tapahtumiin jokainen varaa itselleen yhden ajan, jolloin osallistujia on vain yksi/ajankohta. Tyypillisimpiä tällaisia esimerkkejä ovat opinto-ohjaajan tapaaminen tai hoks-keskustelu ryhmänohjaajan kanssa.

Tapahtuma luodaan samoin kuin ensimmäisessä kohdassa, mutta lisäksi valitaan Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen. Ilmoittautumisia enintään ja Ilmoitettavia osallistujia enintään-kohtiin laitetaan “1”. Tapaamisajankohtia lisätään tarvittava määrä vaikkapa monelle iltapäivälle ja yksi tapaaminen kestää esim. 20 min.

Tapahtuma näkyy kalentereissa, kun joku on ensin ilmoittautunut tapahtumaan.

3. Tapahtumat, joihin voi ilmoittautua useampi henkilö samalle ajankohdalle

Esimerkiksi vanhempainiltaan halutaan kerätä ilmoittautuneet riittävien istumapaikkojen ja tarjoilun varaamiseksi. Silloin luodaan yksi tapahtuma-ajankohta, johon voi ilmoittautua monta henkilöä samalle ajankohdalle. Lisäksi yksi henkilö voi ilmoittaa useamman kerralla, esim. huoltaja ilmoittaa toisen vanhemman/huoltajan samalla kertaa.

Valitaan Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen. Ilmoittautumisia enintään-kohta voidaan jättää tyhjäksi tai siihen laitetaan esimerkiksi 200, jos tilaan ei mahdu enempää ja Ilmoitettavia osallistujia enintään-kohtaan laitetaan “2”.Tapahtumakutsun luoja voi seurata ilmoittautuneiden yhteismäärää. Klikkaamalla ilmoittautuneiden lukumäärää, avautuu nimilista ilmoittautuneista. Ilmoittautuneet voi myös tulostaa.

Tapahtuma näkyy kalentereissa, kun joku on ensin ilmoittautunut tapahtumaan.

Huom. Jos huoltaja ilmoittaa molemmat samalla, tapahtuma näkyy molempien kalenterissa. Toinen huoltaja ei voi kuitenkaan varata enää toista aikaa samasta tapahtumakutsusta.

Tapahtumakutsun ajankohdan kirjaaminen

Täytä ensimmäisen tapaamisen alkamis- ja päättymisajat. Jos tapahtuma vaatii ilmoittautumisen, Wilma pyytää myös ilmoittautumisen alkamis- ja päättymisajan sekä perumisen viimeisen ajankohdan. Klikkaa rivin lopussa V-merkkiä, jolloin tiedot tallentuvat. Klikkaa seuraavaksi Lisää ajankohta. Voit myös lisätä aikojen väliin tauot, jos tarvetta. Wilma ehdottaa seuraavaksi alkamisajaksi edellisen loppumisaikaa tai huomioi myös tauon, jos valitsit pidä tauko.

Suosittelemme, että et anna lupaa vastaanottajille nähdä toistensa nimiä tai toistensa vastauksia. Voit lähettää tapahtumakutsun myös ajastetusti. Lähetä tapahtumakutsu sivun alareunan painikkeesta.

Luodut tapahtumakutsut ja ilmoittautuneiden seuraaminen

Kaikki luodut tapahtumakutsut näkyvät Wilman Viestit-sivulla, Tapahtumakutsut-välilehdellä. Pääset seuraamaan tapahtumakutsun lukeneita ja siihen ilmoittautuneita valitsemalla oikean kutsun listasta. Tapahtumakutsun yläosassa on linkki seuraa lukeneita ja ilmoittautuneita.

Seuraa lukeneita ja ilmoittautuneita linkistä avautuu seuraava näkymä, jossa on välilehdet seuraa lukeneita ja seuraa ilmoittautuneita. Näet kutsutut opiskelijat listamuodossa sen mukaan ovatko he lukeneet viestin tai ilmoittautuneet tapahtumaan.

Opiskelijan ja/tai huoltajan ilmoittautuminen

Ilmoittautumista vaativista tapahtumista näkyy tieto Wilman etusivulla: Sinulle on tapahtumakutsu, johon et ole vielä vastannut. Tapahtumaan siirrytään joko klikkaamalla etusivun Sinulle on x tapahtumakutsua -linkkiä tai Viestit-sivun Tapahtumakutsut-välilehden kautta. Kun henkilö ilmoittautuu, ilmestyy tapahtuma kalenteriin. Kalenterissa jo näkyvään, ei-ilmoittautumista vaativaan tapahtumaan voi siirtyä ko. päivää klikkaamalla, jolloin päivän tapahtumien tiedot aukeavat kalenterin alle tai viereen (riippuen siitä, mihin kohti kukin Wilma-käyttäjä on kalenterin etusivullaan tallentanut). Kunkin tapahtuman kohdalla on linkki kyseiseen tapahtumaan.

Tapahtumaan ilmoittaudutaan avaamalla ensin ko. tapahtuma, ja klikkaamalla sitten Ilmoittaudu-painiketta sopivan ajankohdan kohdalla.

Jos tapahtumaan ei aio osallistua ollenkaan, voi painaa En osallistu -painiketta, jolloin tieto välittyy kutsun lähettäjälle. Kutsun lähettäjä näkee ei-osallistuvat henkilöt Wilmassaan, kun klikkaa tapahtumakutsun vastaanottajalistassa Seuraa lukeneita ja ilmoittautuneita->Seuraa ilmoittautuneita.

Jos Ilmoittaudu-painike ei ole aktiivisena:

tapahtuma on jo täynnä / kaikki ajankohdat on varattu, tai
tapahtuma on jo mennyt tai ilmoittautumisaika päättynyt, tai
opiskelijan toinen huoltaja on jo ilmoittautunut tapahtumaan. Ks. huoltajien ilmoittautumisesta tarkemmin erillisestä ohjeesta.

Tapahtumakutsun lähettäjä voi poistaa tapahtuman, vaikka siihen olisi tullut jo ilmoittautumisia. Poistaminen tapahtuu Tapahtumakutsut-sivulla laittamalla rastin tapahtumarivin edessä olevaan ruutuun ja painamalla Poista valitut-painiketta. Huomioi, että tapahtumaa ei voi palauttaa poistamisen jälkeen.

Tapahtuman poistaminen

Tapahtumakutsun lähettäjä voi poistaa tapahtuman, vaikka siihen olisi tullut jo ilmoittautumisia. Poistaminen tapahtuu Tapahtumakutsut-sivulla laittamalla rastin tapahtumarivin edessä olevaan ruutuun ja painamalla Poista valitut -painiketta. Huomioi, että tapahtumaa ei voi palauttaa poistamisen jälkeen.

Ilmoittautuneille lähtee välitön ilmoitus tapahtuman poistumisesta, jos ilmoittautuneilla on viesteistä välittömät ilmoitukset päällä.