Opettaja: Opiskeluhuoltokertomus

Arvioitu lukuaika: 4 minuuttia

Opiskeluhuoltokertomuksen kirjaaminen on lakisääteistä. Yksilökohtaista opiskeluhuoltoa toteutetaan monialaisessa asiantuntijaryhmässä ja siitä laaditaan opiskeluhuoltokertomus. Yksilökohtainen opiskeluhuolto voi tarkoittaa koulu- ja opiskeluterveydenhuollon palveluja, opiskeluhuollon psykologi- ja kuraattoripalveluja, monialaista yksilökohtaista opiskeluhuoltoa ja koulutuksen järjestäjän järjestämiä sosiaali- ja terveyspalveluja. Opiskeluhuoltokertomuksen voi kirjata Wilmaan Omnian omaan henkilökuntaan kuuluva henkilö. Opiskeluhuollon henkilöstö pääsee näkemään opiskeluhuoltokertomuksen Wilmasta, kun heidät on lisätty kokoukseen osallistuneisiin henkilöihin Wilman lomakkeella. Opiskeluhuoltokertomus on aina asiakohtainen. Opiskeluhuoltokertomusta päivitetään vain kertomukseen kirjatun asian osalta. Mikäli tarpeita uusien aiheiden käsittelyyn ilmenee tulee niistä kirjata uusi opiskeluhuoltokertomus opiskelijalle.

Ohje koostuu kolmesta osasta 1. Opiskeluhuoltokertomuksen luominen, 2. Opiskeluhuoltokertomuksen päivittäminen ja 3. Opiskeluhuoltokertomuksen tietojen luovuttaminen. Opiskeluhuoltokertomukseen kirjatut tiedot, jotka koskevat yksittäistä opiskelijaa ovat salassa pidettäviä. Opiskelijan asian käsittelyyn ja opiskeluhuoltokertomuksen kirjaamiseen pitää olla lupa opiskelijalta ja alaikäisen huoltajalta, kuten myös aiemmin kirjatun opiskeluhuoltokertomuksen tietojen luovuttamiselle eteenpäin. Opiskeluhuoltokertomus julkaistaan myös opiskelijalle ja alaikäisen huoltajalle, jolloin kaikki dokumentille kirjatut asiat tulevat näkyviin myös heille.

Opiskeluhuoltokertomus kirjataan opiskelijalle Wilmassa. Mene opiskelijan tietojen yhteenvetosivulle ja valitse sieltä välilehti muistiot. Oikealla ylhäällä on linkki Lisää uusi. Aiemmat muistiot tulevat sinisenä linkkilistauksena Muistiot otsikon alle.

Opiskeluhuoltokertomus allekirjoitetaan sähköisesti. Mikäli sinulta puuttuu sähköisen allekirjoituksen oikeudet ja et pääse allekirjoittamaan dokumenttia sähköisesti katso seuraavat sähköisen allekirjoituksen ohjeet ja video. Ilmoita wlmahelp@omnia.fi, että olet lukenut ohjeet ja pyydä Visma Sign allekirjoitusoikeutta.

1. Opiskeluhuoltokertomuksen luominen

Pyydä ensin opiskelijalta ja alaikäisen huoltajalta suostumus asian käsittelyyn. Suostumus on hyvä pyytää etukäteen salatulla sähköpostilla ja liittää viestit opiskeluhuoltokertomuksen liitteeksi, kun opiskeluhuoltokertomus on tehty. Liite nimetään seuraavasti Opiskeluhuoltokertomus_suostumus asian käsittelyyn_opiskelijan sukunimi_opiskelijan kutsumanimi_päivämäärä.
Täytä lomakkeelta kohdat 4 ja 6. Edellä mainittujen kohtien tiedot lukkiutuvat kahden viikon kuluessa kirjaamisesta, joten kirjaa kaikki tarpeellinen tieto kenttiin. Lisää kokoukseen osallistuneiden henkilöiden listaan toiselle riville tunnus Arkistointi Ope, että tiedot siirtyvät sähköiseen arkistoon.
Opiskelijan ja mahdollisesti myös huoltajan tapaamisessa sovitut asiat kirjataan kohtaan 7 Päätökset ja seuranta.
Tyhjennä lomakkeen alaosasta kentistä opiskelijalta luovutusluvan saanut henkilö ja huoltajalta luovutusluvan saanut henkilö oma nimesi.
Kun kaikki tiedot on kirjattu voidaan ne julkaista opiskelijalle ja huoltajlle kohdassa 8. Tallenna lomake.
Merkintöjen tekijä allekirjoittaa opiskeluhuoltokertomuksen luomisen jälkeen Visma Signissa. Lomake tulee avata uudelleen tallentamisen jälkeen, jolloin saa näkyviin Allekirjoituskutsu kohdan Wilmassa. Opiskeluhuoltokertomuksessa käytetään aina vahvaa tunnistautumista. Dokumentti nimetään seuraavasti Opiskeluhuoltokertomus_allekirjoitettu_opiskelijan sukunimi_opiskelijan kutsumanimi_päivämäärä. Sähköisesti allekirjoitettu dokumentti tulee automaattisesti näkyviin Wilmaan. Avaa ensin lomake, jonka jälkeen saat näkyviin Wilmassa kohdan asiakirjat ja liitteet dokumentin oikeassa yläkulmassa.
HUOM! Jos opiskeluhuoltokertomukseen halutaan lisätä muita liitteitä niitä ei saa liittää Wilmassa opiskelijan liitteisiin, koska sieltä se näkyy kaikille. Kaikki liitteet pitää lisätä luodun opiskeluhuoltokertomuksen liitteeksi. Sieltä dokumentit näkevät vain ne henkilöt, joilla on dokumentissa määritelty lukuoikeus tai muokkausoikeus.
Opiskeluhuoltokertomus arkistoidaan sähköisen arkistointiprosessin mukaisesti samalla kuin opiskelijan kaikki muutkin dokumentit. Sähköisestä arkistosta tietoja voi hakea vain vastaava arkistonhoitaja.

2. Opiskeluhuoltokertomuksen päivittäminen

Päivitys- ja seurantatapahtumat kirjataan aiemmin luotuun opiskeluhuoltokertomukseen. Seurannan vuoksi ei tehdä uutta opiskeluhuotokertomusta, vaan jatketaan siihen mihin aiemmin jäätiin.
Seurantatiedot kirjataan lomakkeen kohtaan 7.

Jos opiskeluhuoltokertomuksen tiedot ovat julkaistu aiemmin opiskelijalle ja huoltajalle tulee seurantaan liittyvät tiedot heille sitä mukaa näkyviin, kun niitä kirjataan lomakkeelle.
Tyhjennä lomakkeen alaosasta kentistä opiskelijalta luovutusluvan saanut henkilö ja huoltajalta luovutusluvan saanut henkilö oma nimesi.
Kun kaikki tiedot on kirjattu tallenna lomake.
Päivitetyt opiskeluhuotokertomukset siirtyvät liitteistä sähköiseen arkistoon automaattisesti.

3. Opiskeluhuoltokertomuksen tietojen luovuttaminen

Tietojen pyytäjän tiedot ja perustelut tietojen luovuttamiselle kirjataan lomakkeella kohtaan 10.
Tietojen luovuttamiseen pitää olla opiskelijan ja huoltajan kirjallinen suostumus, jonka työryhmän jäsen pyytää salatulla sähköpostilla. Sähköpostikeskustelu, jossa suostumus on saatu liitetään sen opiskeluhuoltokertomuksen liitteeksi, jota asia koskee. Nimeä liite seuraavasti Opiskeluhuoltokertomus_suostumus tietojen luovuttamiseen_opiskelijan sukunimi_opiskelijan kutsumanimi_päivämäärä.
Jos viranomainen (esim. poliisi) pyytää tietojen luovuttamista lakiin vedoten tulee pyytäjän tiedot ja luovutetut tiedot kirjata kohtaan 10. Tällöin ei tarvita opiskelijan ja huoltajan suostumusta.
Kun suostumus on saatu työryhmän jäsen kirjaa mitä tietoja on luovutettu. Työryhmän jäsen antaa luku- tai muokkausoikeudet opiskeluhuoltokertomuslomakkeella Omnian henkilökuntaan kuuluvalle henkilölle tai lähettää asiakirjan salatulla sähköpostilla Omnian ulkopuoliselle henkilölle.
Tarkista, että kentissä opiskelijalta luovutusluvan saanut henkilö ja huoltajalta luovutusluvan saanut henkilö on oikean henkilön nimi.
Jos opiskelija tai huoltaja kieltää tietojen luovuttamisen ei tietoja voida luovuttaa eteenpäin.

Jos Wilmassa esiintyy haasteita prosessin läpiviemisessa ole yhteydessä wilmahelp@omnia.fi