Opettaja: Opiskeluhuoltokertomus

Arvioitu lukuaika: 7 minuuttia

Tämä ohje koostuu kolmesta osasta: opiskeluhuoltokertomuksen luominen, opiskeluhuoltokertomuksen päivittäminen ja opiskeluhuoltokertomuksen tietojen luovuttaminen. Opiskeluhuoltokertomukseen kirjatut tiedot, jotka koskevat yksittäistä opiskelijaa ovat salassa pidettäviä. Opiskelijan asian käsittelyyn ja opiskeluhuoltokertomuksen kirjaamiseen pitää olla lupa opiskelijalta ja/tai alaikäisen huoltajalta, kuten myös aiemmin kirjatun opiskeluhuoltokertomuksen tietojen luovuttamiselle eteenpäin. Opiskeluhuoltokertomus julkaistaan myös opiskelijalle ja alaikäisen huoltajalle, jolloin kaikki dokumentille kirjatut asiat tulevat näkyviin myös heille.

Opiskeluhuoltokertomuksen kirjaaminen on lakisääteistä. Yksilökohtaista opiskeluhuoltoa toteutetaan monialaisessa asiantuntijaryhmässä ja siitä laaditaan opiskeluhuoltokertomus. Yksilökohtainen opiskeluhuolto voi tarkoittaa koulu- ja opiskeluterveydenhuollon palveluja, opiskeluhuollon psykologi- ja kuraattoripalveluja, monialaista yksilökohtaista opiskeluhuoltoa ja koulutuksen järjestäjän järjestämiä sosiaali- ja terveyspalveluja. Teknisesti opiskeluhuoltokertomuksen voi kirjata Wilmaan Omnian omaan henkilökuntaan kuuluva henkilö tai opiskelijahuollon edustaja.

Koollekutsuja kirjaa yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi välttämättömät tiedot opiskeluhuoltokertomukseen. Tarpeen vaatiessa ryhmässä voidaan yhdessä sopia kirjausvastuun siirtämisestä toiselle ammattilaiselle.

Huomioi seuraavat asiat opiskeluhuoltokertomusta tehdessäsi:

Opiskeluhuoltokertomus on aina asiakohtainen. Opiskeluhuoltokertomusta päivitetään vain kertomukseen kirjatun asian osalta. Mikäli tarpeita uusien aiheiden käsittelyyn ilmenee tulee niistä kirjata uusi opiskeluhuoltokertomus opiskelijalle.
Opiskeluhuoltokertomus kirjataan vain silloin, kun kokoukseen osallistuu sekä opiskelija ja/tai huoltajat sekä joku opiskeluhuollon henkilöstöstä Omnian oman opetus- ja ohjaushenkilöstön lisäksi. Kokous voidaan pitää etänä tai lähitapaamisena.
Opiskeluhuoltokertomus näkyy vain kokoukseen osallistuneille henkilöille tai opiskeluhuoltokertomuksen kenttään oppilaitoksen henkilökunta (lukuoikeus) lisätyille henkilöille. Jos esimerkiksi opiskelijan vastuuopettaja, opinto-ohjaaja tai opiskeluhuollon henkilö vaihtuu ei uusi henkilö pääse näkemään opiskelijalle aiemmin kirjattuja opiskeluhuoltokertomuksia, jolloin hän ei välttämättä tiedä ollenkaan aiemmin kirjatuista opiskeluhuoltokertomuksista. Tässä tilanteessa voidaan lähteä kokoamaan uutta asiantuntijaryhmää opiskelijan ympärille, järjestää kokous ja kirjata uusi opiskeluhuoltokertomus. Jos on tiedossa, että opiskelijalla on olemassa aiempi opiskeluhuoltokertomus voi sen kokoukseen osallistuneelta henkilöltä kysyä voisiko hän pyytää opiskelijalta ja/tai huoltajalta suostumuksen aiemman opiskeluhuoltokertomuksen tietojen luovuttamiseen uudelle henkilölle. Suostumus tietojen luovuttamiseen kysytään kirjallisesti. Suostumuksen tiedot kirjataan opiskeluhuoltokertomukseen. Lisäksi suostumus laitetaan liitteeksi opiskeluhuoltokertomukseen.
Kun opiskeluhuoltokertomukseen lisätään liitteitä niitä ei saa liittää Wilmassa opiskelijan liitteisiin, koska sieltä se näkyy kaikille. Kaikki liitteet pitää lisätä luodun opiskeluhuoltokertomuksen liitteeksi. Sieltä dokumentit näkevät vain ne henkilöt, joilla on dokumentissa määritelty lukuoikeus tai muokkausoikeus.
Opiskeluhuoltokertomus arkistoidaan sähköisen arkistointiprosessin mukaisesti samalla kuin opiskelijan kaikki muutkin dokumentit opiskelijan erotessa tai valmistuessa. Sähköisestä arkistosta tietoja voi hakea vain vastaava arkistonhoitaja ja muutama nimetty assistentti.

Opiskeluhuoltokertomuksen kirjaaminen Wilmassa:

Opiskeluhuoltokertomus kirjataan opiskelijalle Wilmassa. Mene opiskelijan tietojen yhteenvetosivulle ja valitse sieltä välilehti muistiot. Oikealla ylhäällä on linkki Lisää uusi, niin pääset kirjaamaan opiskelijalle uuden opiskeluhuoltokertomuksen. Aiemmat muistiot tulevat sinisenä linkkilistauksena Muistiot otsikon alle.

1. Opiskeluhuoltokertomuksen luominen

Opiskelijan ja/tai huoltajan suostumus pyydetään aina yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella. Suostumuksen pyytämiseen on kaksi vaihtoehtoista toimintatapaa:

Opiskelijan ja/tai huoltajan suostumus pyydetään aina yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella. Suostumus voidaan pyytää suullisesti siinä vaiheessa, kun aloitetaan moniammatillisen asiantuntijaryhmän kokoaminen ja jäsenten nimeäminen. Suullinen suostumus vahvistetaan aina kirjallisesti allekirjoittamalla suostumustuloste ensimmäisellä kokoontumiskerralla tai etukäteen Wilma-viestin avulla. Wilma-viestissä tulee kertoa mitä asiaa ja aihetta suostumus koskee, ketkä opiskeluhuollon palaveriin osallistuu ja pyytää suostumus asian käsittelyyn. Suostumuksen pyytää koollekutsuja. Kokouksessa allekirjoitettava suostumustuloste löytyy Wilmasta opiskelijan yhteenvetonäkymän tulosteista nimellä ”Opiskeluhuoltokertomukseen liittyvä suostumus asian käsittelyyn”. Täytetty suostumustuloste tai Wilma-viesti tulee liittää opiskeluhuoltokertomuksen liitteeksi, kun opiskeluhuoltokertomus on tehty. Liite nimetään seuraavasti: Opiskeluhuoltokertomus_suostumus asian käsittelyyn_opiskelijan sukunimi_opiskelijan kutsumanimi_päivämäärä.
Täytä lomakkeelta kohdat 4 ja 6. Edellä mainittujen kohtien tiedot lukkiutuvat kahden viikon kuluessa kirjaamisesta, joten kirjaa kaikki tarpeellinen tieto kenttiin. Lisää kokoukseen osallistuneiden henkilöiden listaan TOISELLE RIVILLE tunnus Arkistointi Ope, että tiedot siirtyvät sähköiseen arkistoon.
Opiskelijan ja mahdollisesti myös huoltajan tapaamisessa sovitut asiat kirjataan kohtaan 7 Päätökset ja seuranta. Kirjaa ylös kokouksessa päätetyt asiat, toteutussuunnitelma ja seurannasta vastaavat tahot.
Tyhjennä lomakkeen alaosasta kentistä opiskelijalta luovutusluvan saanut henkilö ja huoltajalta luovutusluvan saanut henkilö oma nimesi.
Kun kaikki tiedot on kirjattu voidaan ne julkaista opiskelijalle ja huoltajille kohdassa 8. Tallenna lomake.

2. Opiskeluhuoltokertomuksen päivittäminen

Päivitys- ja seurantatapahtumat kirjataan aiemmin luotuun opiskeluhuoltokertomukseen. Seurannan vuoksi ei tarvitse tehdä uutta opiskeluhuoltokertomusta, vaan voidaan jatkaa siihen mihin aiemmin jäätiin. Jos aiempi opiskeluhuoltokertomus ei näy kaikille osallistujille voidaan pyytää opiskelijalta ja huoltajalta lupaa aiemman opiskeluhuoltokertomuksen tietojen luovuttamiseen tai kirjata uusi opiskeluhuoltokertomus.
Seurantatiedot kirjataan lomakkeen kohtaan 7 seurantapäivämäärä ja selite kenttiin.
Tyhjennä lomakkeen alaosasta kentistä opiskelijalta luovutusluvan saanut henkilö ja huoltajalta luovutusluvan saanut henkilö oma nimesi.
Kun kaikki tiedot on kirjattu tallenna lomake.

3. Opiskeluhuoltokertomuksen tietojen luovuttaminen

Tietojen pyytäjän tiedot ja perustelut tietojen luovuttamiselle kirjataan lomakkeella kohtaan 9.
Tietojen luovuttamiseen pitää olla opiskelijan ja huoltajan kirjallinen suostumus, jonka työryhmän jäsen pyytää Wilma-viestillä tai allekirjoittamalla kirjallinen suostumustuloste ”Opiskeluhuoltokertomuksen tietojen luovutus”. Allekirjoitettava tuloste löytyy Wilmasta opiskelijan yhteenvetonäkymän tulosteista. Wilma-viestiin tulee puolestaan kirjata henkilön tiedot, jolle tietoja ollaan luovuttamassa (tietojen pyytäjä, nimike, organisaatio, sähköpostiosoite) ja mitä tietoja ollaan luovuttamassa, perustelut tietojen luovuttamiselle (mihin tietoja käytetään). Wilma-viestillä saatu suostumus tietojen luovuttamiseen lisätään sen opiskelijalle tehdyn opiskeluhuoltokertomuksen liitteeksi, jota tietojen luovutus koskee. Liite nimetään seuraavasti Opiskeluhuoltokertomus_suostumus tietojen luovuttamiseen_opiskelijan sukunimi_opiskelijan kutsumanimi_päivämäärä.
Jos viranomainen (esim. poliisi) pyytää tietojen luovuttamista lakiin vedoten tulee pyytäjän tiedot ja luovutetut tiedot kirjata kohtaan 9. Tällöin ei tarvita opiskelijan ja huoltajan suostumusta.
Kun suostumus on saatu työryhmän jäsen kirjaa mitä tietoja on luovutettu. Työryhmän jäsen antaa Omnian henkilökuntaan kuuluvalle henkilölle oikeudet opiskeluhuoltokertomuslomakkeella Wilmassa lomakkeen kohdassa ”kokoukseen osallistunut henkilökunta (muokkausoikeudet)” tai ”oppilaitoksen henkilökunta (lukuoikeudet)” tai lähettää asiakirjan salatulla sähköpostilla Omnian ulkopuoliselle henkilölle.
Tarkista, että kentissä opiskelijalta luovutusluvan saanut henkilö ja huoltajalta luovutusluvan saanut henkilö on oikean henkilön nimi.
Jos opiskelija tai huoltaja kieltää tietojen luovuttamisen ei tietoja voida luovuttaa eteenpäin.

Opiskeluhuoltokertomusta koskeva oppilas- ja opiskelijahuoltolaki:

Suostumusten, opiskeluhuoltokertomuksen kirjaamisen ja tietojen luovuttamisen osalta tulee huomioida Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 2013/1287:

19§ Asian käsittely yksittäisen opiskelijan tueksi koottavassa monialaisessa asiantuntijaryhmässä perustuu opiskelijan tai, jollei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen huoltajansa suostumukseen.
20§ Kun 14 §:ssä tarkoitetussa opiskeluhuollon monialaisessa asiantuntijaryhmässä selvitetään yksittäisen opiskelijan opiskeluhuollon tarvetta, tai kun sen jäsenet toteuttavat jo suunniteltuja ja sovittuja yksilöllisiä opiskeluhuollon tukitoimia, asiantuntijaryhmän vastuuhenkilön on kirjattava ryhmän toimintatavoitteiden kannalta välttämättömät opiskelijaa koskevat tiedot opiskeluhuoltokertomukseen. Myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet voivat tehdä tällaisia kirjauksia salassapitovelvoitteiden estämättä.
20§ Jos sivulliselle annetaan opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja, asiakirjaan on lisäksi merkittävä, mitä tietoja, kenelle sivulliselle ja millä perusteella tietoja on luovutettu.
22§ Opiskeluhuoltorekisteriin tallennetut tiedot, jotka koskevat yksittäistä opiskelijaa taikka muuta yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä siten kuin viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:ssä säädetään. Oppilaitoksen henkilöstö, opiskeluhuoltopalveluja toteuttavat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt taikka niiden toimeksiannosta tai muutoin niiden lukuun opiskeluhuollon toimenpiteisiin osallistuvat ammattihenkilöt, opetusharjoittelua suorittavat ja muut opetuksen tai yksilökohtaisen opiskeluhuollon toteutukseen osallistuvat henkilöt taikka opetuksen ja koulutuksen järjestämisestä vastaavien toimielinten jäsenet eivät saa antaa henkilölle, joka ei osallistu kyseisen opiskelijan yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoon opiskeluhuoltorekisteriin sisältyviä tietoja tai muuten tietoonsa saamia opiskelijaa koskevia salassa pidettäviä tietoja, jos siihen ei ole:
- asianomaisen henkilön tai, ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen laillisen edustajansa kirjallista, yksilöityä suostumusta; taikka
- tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä.

Jos Wilmassa esiintyy haasteita prosessin läpiviemisessä ole yhteydessä wilmahelp@omnia.fi.