Opettaja: sähköinen allekirjoitusohje (kevyt tunnistautuminen) Wilmaan

Arvioitu lukuaika: 6 minuuttia

Tämä ohje koskee Visma Sign -sähköistä allekirjoitusta.

Opettajilla ei automaattisesti ole oikeutta sähköisen allekirjoituksen käyttöön. Visma Sign -sähköisen allekirjoitusoikeuden voi pyytää perehdyttyään tähän ohjeistukseen. Lähetä allekirjoitusoikeuspyyntö osoitteeseen wilmahelp@omnia.fi. Viestissä on hyvä mainita, että on perehtynyt ohjeistukseen.

Opetushenkilöstöllä on mahdollista sähköisesti allekirjoittaa kevyellä tunnistautumisella seuraavat opintohallinnon asiakirjat:

HOKS-tuloste
Koulutussopimus
Oppisopimus
Osaamiskeskuksen työharjoittelusopimus

Lisää kaikki allekirjoittajat samalle kutsulle.
- HOKS: 2 allekirjoittajaa, opiskelija ja vastuuopettaja
- Koulutussopimus: 2 allekirjoittajaa, opettaja ja työpaikan edustaja
- Oppisopimus: 3 allekirjoittajaa, opiskelija, opettaja ja työpaikan edustaja
- Yrittäjän oppisopimus: 2 allekirjoittajaa, opiskelija ja opettaja
- Osaamiskeskuksen työharjoittelusopimus: 2 allekirjoittajaa, Omnian edustaja ja työpaikan edustaja
Opettaja / Omnian edustaja on vastuussa siitä, että kaikki osapuolet allekirjoittavat asiakirjan.
- Mikäli allekirjoituskutsuun on tullut virheitä esim. lähetetty väärään sähköpostiosoitteeseen tai väärälle allekirjoittajamäärälle, ota heti yhteys wilmahelp@omnia.fi.
Huomioi kutsuttavien sähköpostiosoitteet:
- Älä koskaan lähetä allekirjoituspyyntöä jaettuun, yleiseen tai tiimin sähköpostiosoitteeseen (esim. toimisto@, sopimukset@), jota lukee useampi ihminen. Tällöin allekirjoittajan henkilöllisyydestä ei voida varmistua.
- Sähköinen allekirjoituskutsu on lähetettävä sähköpostiosoitteeseen, johon pääsee vain allekirjoittava henkilö. Jos organisaatio ei tarjoa työntekijälleen sähköpostiosoitetta, voit lähettää kutsun henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen.
- Opettaja / Omnian edustaja on vastuussa siitä, että kutsu lähetetään oikealle henkilölle.

Asiakirjan vieminen sähköiseen allekirjoitukseen

Täytä ensin tarvittava lomake Wilmassa. Huomaa, että lomakkeet ja tulosteet löytyvät Wilman eri valikoista tai opiskelijan ops-puun kautta:

Hoks ja sen allekirjoituskutsu löytyvät opiskelijan tiedoista Yhteenveto-välilehdeltä.
Koulutus- ja oppisopimus löytyvät Työpaikalla järjestettävä koulutus -valikosta.

Kun lomake on täytetty ja tallennettu Wilmassa:

Valitse tuloste.
Nimeä asiakirja, nimeämisohjeet alla.
Tarkista tuloste esikatselunäkymässä.
Valitse allekirjoituskutsun asetukset: Kevyt tunnistautuminen.
Muuta tarvittaessa allekirjoituskutsun viimeistä voimassaolopäivää. Päivää ei voi muuttaa jälkikäteen.
Lisää oma sähköpostiosoitteesi, jos olet yksi allekirjoittajista.
Lisää asiakirjan kaikkien allekirjoittajien sähköpostiosoitteet Lisää allekirjoittaja -painikkeesta.
- HOKS:ssa opettajan ja opiskelijan sähköpostiosoite
- koulutussopimuksessa opettajan ja työpaikan edustajan (ei työpaikan) sähköpostiosoite
- oppisopimuksessa opettajan, opiskelijan ja työpaikan edustajan (ei työpaikan) sähköpostiosoite tai yrittäjän oppisopimuksessa opettajan ja opiskelijan sähköpostiosoite

Toimi näin:

Lisää asiakirjan kaikkien allekirjoittajien sähköpostiosoitteet Lisää allekirjoittaja -painikkeesta.

HOKS:ssa opettajan ja opiskelijan sähköpostiosoite.
Koulutussopimuksessa opettajan ja työpaikan edustajan sähköpostiosoite. Oppisopimuksessa opettajan, opiskelijan ja työpaikan edustajan sähköpostiosoite.
- Kerro, että allekirjoitus on henkilökohtainen ja sitova, joten tunnistautumisen täytyy tapahtua allekirjoittajalle yksilöidyllä sähköpostilla.
- Älä koskaan käytä organisaation jaettua sähköpostiosoitetta, kuten myynti@yritys.fi tai toimisto@koulu.fi.
  - Jos organisaatio ei tarjoa työntekijälleen sähköpostiosoitetta, voit lähettää kutsun henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen.
  - Jos allekirjoittaja ei suostu käyttämään omaa henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, asiakirja tulee allekirjoittaa paperisena. Sopimus tulee skannata ja toimittaa oikein nimettynä assistentille.
Yrittäjän oppisopimuksessa opettajan ja opiskelijan sähköpostiosoite.

Asiakirjaan ei voi lisätä allekirjoittajia jälkikäteen.
Huolehdi, että asiakirja tulee allekirjoitettua.
Asiakirjan tilana on Lähetetty siihen saakka kunnes kaikki samalla kutsukerralla kutsutut ovat allekirjoittaneet asiakirjan.
Kaikkien samalla kutsukerralla kutsuttujen allekirjoitettua asiakirjan tilaksi vaihtuu Allekirjoitettu.
Asiakirjan status päivittyy Wilmaan viiveellä. Esimerkki: Allekirjoituskutsun lähettäjä saa sähköpostiinsa tiedon, että asiakirja on allekirjoitettu. Visma Sign -palvelussa asiakirja näkyy allekirjoitettuna, mutta Wilmaan status siirtyy ajastettujen “polling times” -aikojen puitteissa kaksi kertaa vuorokaudessa.

Asiakirjan nimeäminen

Asiakirjoja ei saada Wilmassa automaattisesti nimettyä. Nimeäminen vaikuttaa asiakirjojen löydettävyyteen sekä sähköiseen arkistoon. Mikäli nimestä puuttuu asiakirjan nimi, niin siirto sähköiseen arkistoon ei onnistu.

Asiakirjat tulee nimetä seuraavasti:

HOKS

HOKS_TUTKINNONTUNNUS_VVVVKKPP_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: HOKS_TIETVI_20231022_Meikäläinen_Matti

Koulutus- ja oppisopimukset

Asiakirjannimi_Tutkinnonosannimi(nimet)_vuosi_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: Koulutussopimus_turvallisuusalantoiminta_2023_Meikäläinen_Matti
Esimerkki: Oppisopimus_Elintarvikkeiden_valmistus_2023_Meikäläinen_Matti

Osaamiskeskuksen työharjoittelusopimus

Asiakirjannimi_Koulutuksen osa(t)vuosi_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: Harjoittelusopimus_hoka_2023_Oskelainen_Oske

Huom. Asiakirjan nimessä saa olla max. 150 merkkiä. Tätä pidemmin nimetyt eivät siirry Visma Signiin vaan aiheuttavat Tuntematon virhe -virheilmoituksen

Visma Sign -tili ja allekirjoitusmuistutukset

Kevyellä tunnistuksella allekirjoitetut asiakirjat eivät näy henkilökohtaisella Visma Sign -tilillä.
Opettaja ei voi itse lähettää allekirjoitusmuistutuksia allekirjoittajaksi valituille. Jos on tarvetta lähettää allekirjoitusmuistutus, laita Wilmahelpiin muistutuspyyntö. Kirjoita viestiin opiskelijan nimi ja asiakirjan nimi, jota koskien muistutus tulee laittaa.
Opettaja ei pääse itse vaihtamaan allekirjoituskutsun saaneen sähköpostiosoitetta.
- Wilmahelp pystyy vaihtamaan sähköpostiosoitteen, jos allekirjoituskutsun saaja ei ole avannut asiakirjaa Visma Signissa.
Opettaja ei voi itse poistaa sähköisiä allekirjoituspyyntöjä.
- Wilmahelp pystyy peruuttamaan (ja poistamaan) asiakirjan tarvittaessa.
- Visma Signissa Peruutettu-tilassa olevaa asiakirjaa ei pysty enää allekirjoittamaan. Valitettavasti Peruutettu-tila ei siirry Wilmaan, vaan asiakirja näkyy Lähetetty-tilassa.

Älä luo uutta asiakirjaa muistutustarkoituksessa tai virheellistä asiakirjaa korvaamaan. Huolehdi, että virheellinen asiakirja perutaan tai poistetaan. Lähetä uudet allekirjoituskutsut vasta kun aiemmista asiakirjoista on huolehdittu.

Allekirjoituskutsun vastaanottajat

Allekirjoituskutsun vastaanottajille tulee sähköpostiin kutsu allekirjoittaa asiakirja sähköisesti.
- Kopioi sähköpostiviestissä näkyvä salasana ja klikkaa Siirry allekirjoittamaan -linkkiä.
Visma Sign -palvelu aukeaa. Liitä kopioimasi salasana pyydettyyn kenttään.
Tutustu allekirjoitettavaan asiakirjaan.
Siirry allekirjoittamaan -painikkeella pääset allekirjoittamaan dokumentin.
Valitse, että olet perehtynyt asiakirjaan ja kirjoita Allekirjoituksesi-kenttään etu- sekä sukunimesi.
Klikkaa Jatka.

8. Valitse edustuksesi rooli. Omnian opetushenkilöstö valitsee allekirjoittavansa organisaation nimissä ja kirjaa organisaation nimeksi Omnia.

Muita allekirjoittajia on myös hyvä ohjeistaa tästä. Opiskelijat valitsevat aina edustavansa itseään, jolloin organisaation nimeä ei kysytä.

9. Vahvista allekirjoitus -painikkeella pääset allekirjoittamaan dokumentin.

10. Huomaa että dokumentti on allekirjoitettu vasta kun sivulle tulee teksti “Asiakirja ‘XXX’ allekirjoitettu” ja Sulje allekirjoitusprosessi -painike tulee näkyviin.

Työpaikan perustaminen Wilmaan

Työpaikan perustaminen Wilmaan tapahtuu keskitetysti yritystiedonhallinnan kautta. Ohje: Yrityksen perustaminen Wilmaan.

Sähköinen asiakirjojen arkistointi

Allekirjoitetut asiakirjat siirtyvät nimen perusteella sähköiseen arkistoon. Huomioi asiakirjan nimeäminen.

Omnian voimassa olevat asiakirjahallintoon liittyvät ohjeet (sharepoint.com).

Tukipyynnöt

Tukipyynnöt – menikö joku pieleen? Ota yhteyttä Wilmahelpiin: wilmahelp@omnia.fi.

Ilmoita tukipyynnön yhteydessä asiakirjan nimi, jotta ongelman selvittäminen nopeutuu.