Opettaja: sähköinen allekirjoitusohje (kevyt tunnistautuminen) Wilmaan

Arvioitu lukuaika: 6 minuuttia

Tämä ohje koskee Visma Sign -sähköistä allekirjoitusta.

Opettajilla ei automaattisesti ole oikeutta sähköisen allekirjoituksen käyttöön. Visma Sign -sähköisen allekirjoitusoikeuden voi pyytää perehdyttyään tähän ohjeistukseen. Lähetä allekirjoitusoikeuspyyntö osoitteeseen wilmahelp@omnia.fi. Viestissä on hyvä mainita, että on perehtynyt ohjeistukseen.

Opetushenkilöstöllä on mahdollista sähköisesti allekirjoittaa kevyellä tunnistautumisella seuraavat opintohallinnon asiakirjat:

HOKS-tuloste
Koulutussopimus
Oppisopimus
TUVAn sopimus työelämässä tapahtuvasta oppimisesta
Osaamiskeskuksen työharjoittelusopimus

Opettaja / Omnian edustaja on vastuussa siitä, että allekirjoituskutsu lähtee oikeille henkilölle ja oikealle allekirjoittajamäärälle ja että kaikki sopimusosapuolet allekirjoittavat asiakirjan.

- Allekirjoitus on henkilökohtainen ja sitova, joten tunnistautumisen täytyy tapahtua allekirjoittajalle yksilöidyllä sähköpostilla.
- Älä koskaan lähetä allekirjoituspyyntöä jaettuun, yleiseen tai tiimin sähköpostiosoitteeseen (esim. toimisto@, sopimukset@), jota lukee useampi ihminen. Tällöin allekirjoittajan henkilöllisyydestä ei voida varmistua. Myös tietosuoja vaarantuu.
- Sähköinen allekirjoituskutsu on lähetettävä sähköpostiosoitteeseen, johon pääsee vain allekirjoittava henkilö. Jos organisaatio ei tarjoa työntekijälleen sähköpostiosoitetta, voit lähettää kutsun henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen.
- Allekirjoituskutsu on lähetettävä aina kaikille asiakirjan allekirjoittajille samalla kutsukerralla, jotta allekirjoitukset tulevat samaan asiakirjaan.
- Älä luo uutta asiakirjaa vain muistutustarkoituksessa.
- Mikäli allekirjoituskutsuun on tullut virhe, esim. kutsu lähetetty väärään sähköpostiosoitteeseen tai väärälle allekirjoittajamäärälle, ota heti yhteyttä wilmahelp@omnia.fi.

Asiakirjan vieminen sähköiseen allekirjoitukseen

Täytä ensin tarvittava lomake Wilmassa. Huomaa, että lomakkeet ja tulosteet löytyvät Wilman eri valikoista tai opiskelijan ops-puun kautta:

Hoks-lomake ja siihen liittyvä Allekirjoituskutsu-linkki löytyvät opiskelijan tiedoista Yhteenveto-välilehdeltä.
Koulutus- ja oppisopimuslomakkeet sekä niihin liittyvä Allekirjoituskutsu-linkki löytyvät Työpaikalla järjestettävä koulutus -valikosta.

Kun lomake on täytetty ja tallennettu Wilmassa:

Klikkaa Allekirjoituskutsu-linkkiä
Valitse tuloste.
Nimeä asiakirja (nimeämisohjeita alempana ohjeessa).
Tarkista asiakirjan esikatselunäkymässä.
Valitse allekirjoituskutsun asetukset: Kevyt tunnistautuminen.
Muuta tarvittaessa allekirjoituskutsun viimeistä voimassaolopäivää. Voimassaoloaikaa ei voi myöhemmin enää muuttaa.
Lisää kaikkien allekirjoittajien sähköpostiosoitteet samaan kutsuun. Allekirjoittajia ei voi myöhemmin lisätä eikä poistaa, eikä eri asiakirjoja voi myöhemmin yhdistää.
- ‘Lisää allekirjoittajia’ -painikkeesta avautuu lisää vastaanottajarivejä
- Lisää oma sähköpostiosoitteesi, jos olet yksi allekirjoittajista
  - Älä käytä kutsuosoitteena organisaation jaettua sähköpostiosoitetta (kuten info@ tai myynti@)
  - Jos kutsun saajan organisaatio ei tarjoa työntekijälleen henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, voit lähettää kutsun henkilön omaan henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen.
  - Jos työpaikan tarjoamaa henkilökohtaista sähköpostiosoitetta ei ole, eikä allekirjoittaja suostu käyttämään omaa henkilökohtaista sähköpostiosoitettaan, asiakirja tulee allekirjoittaa paperisena, ja sopimus toimittaa skannattuna ja oikein nimettynä assistentille.

Asiakirjojen allekirjoittajat:

HOKS-asiakirja: kaksi (2) allekirjoittajaa, opiskelija ja vastuuopettaja
Koulutussopimus: kaksi (2) allekirjoittajaa, opettaja ja työpaikan edustaja
Työ- ja virkasuhteinen oppisopimus: kolme (3) allekirjoittajaa, opiskelija, opettaja ja työpaikan edustaja
Yrittäjän oppisopimus: kaksi (2) allekirjoittajaa, opiskelija ja opettaja
TUVAn sopimus työelämässä tapahtuvasta oppimisesta: kaksi (2) allekirjoittajaa, Omnian edustaja ja työpaikan edustaja
Osaamiskeskuksen työharjoittelusopimus: kaksi (2) allekirjoittajaa, Omnian edustaja ja työpaikan edustaja

Asiakirjan nimeäminen

Asiakirja tulee nimetä ohjeistuksen mukaan. Nimeämiseen ei ole tarjolla automatiikkaa. Asiakirjan nimeäminen ohjeen mukaan on tärkeää mm. asiakirjojen löydettävyyden sekä sähköiseen arkistoon siirtymisen takia.

Asiakirjan nimessä saa olla max. 150 merkkiä. Tätä merkkimäärää pidemmät asiakirjannimet aiheuttavat Tuntematon virhe -virheilmoituksen, eikä asiakirja siirry Visma Signiin.

Nimeämisohje:

HOKS:

HOKS_TUTKINNONTUNNUS_VVVVKKPP_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: HOKS_TIETVI_20251022_Meikäläinen_Matti

Koulutus- ja oppisopimukset:

Asiakirjannimi_Tutkinnonosannimi(nimet)_vuosi_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: Koulutussopimus_turvallisuusalantoiminta_2026_Meikäläinen_Matti
Esimerkki: Oppisopimus_Elintarvikkeiden_valmistus_2026_Meikäläinen_Matti

TUVAn sopimus työelämässä tapahtuvasta oppimisesta:

Asiakirjannimi_vuosi_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: Työharjoittelusopimus_2026_Tuvalainen_Taina

Osaamiskeskuksen työharjoittelusopimus:

Asiakirjannimi_Koulutuksen osa(t)vuosi_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: Harjoittelusopimus_hoka_2026_Oskelainen_Oske

Allekirjoituskutsun vastaanottaminen

Allekirjoituskutsuun kirjatut vastaanottajat saavat Visma Signilta sähköpostilla kutsun allekirjoittaa asiakirja sähköisesti. Jos kutsua ei kuulu saapuneiden kansioon, kannattaa tarkistaa löytyykö kutsu roskapostilaatikosta.

Asiakirjan tarkistus ja allekirjoittaminen saapuneesta kutsusta:

Kopioi kutsuviestissä näkyvä salasana ja klikkaa Siirry allekirjoittamaan -linkkiä.
Visma Sign -palvelu aukeaa. Liitä kopioimasi salasana pyydettyyn kenttään.
Tutustu allekirjoitettavaan asiakirjaan.
Siirry allekirjoittamaan -painikkeella pääset allekirjoittamaan dokumentin.
Valitse, että olet perehtynyt asiakirjaan, ja kirjoita Allekirjoituksesi-kenttään etu- ja sukunimesi.
Klikkaa Jatka.

7. Valitse edustuksesi rooli. Omnian opetushenkilöstö valitsee allekirjoittavansa organisaation nimissä ja kirjaa organisaation nimeksi Omnia.

Muita allekirjoittajia on hyvä ohjeistaa roolin valinnasta.
Opiskelijat valitsevat aina edustavansa itseään, jolloin organisaation nimeä ei kysytä.

8. Vahvista allekirjoitus -painikkeella pääset allekirjoittamaan asiakirjan.

9. Huomaa että asiakirja on allekirjoitettu vasta kun sivulle tulee teksti “Asiakirja ‘XXX’ allekirjoitettu”, ja Sulje allekirjoitusprosessi -painike ilmestyy näkyviin.

Wilma, Wilmahelp ja Visma Sign

Wilma:

Wilmassa sähköisesti allekirjoitettavaksi toimitetun asiakirjan näkee Asiakirjat-linkin kautta, kun asiakirjan tilana on Lähetetty tai Allekirjoitettu.

Lähetetty-tila:

Lähetetty-otsikon alla näkyvät asiakirjat, joita ei ole kaikkien kutsuttujen toimesta vielä allekirjoitettu.
Wilman kautta ei näe, kenen allekirjoitus asiakirjasta puuttuu. Kutsun lähettäjän on mahdollista seurata asiakirjan allekirjoitustilanteen kehittymistä Visma Signilta tulevien sähköpostiviestien kautta sekä esimerkiksi opettajan työpöydän avulla.
Allekirjoitusmuistutusten lähettäminen on mahdollista niin kauan, kun asiakirjan tilana on Lähetetty. Laita muistutuspyyntö wilmahelp@omnia.fi. Laita viestiin lisätiedoksi asiakirjan nimi.

Allekirjoitettu-tila:

Asiakirja siirtyy Allekirjoitettu-otsikon alle , kun kaikki samalla kutsukerralla kutsutut ovat asiakirjan allekirjoittaneet.
Asiakirjan tilaksi vaihtuu Allekirjoitettu, jos allekirjoituskutsu on lähetetty vain yhdelle allekirjoittajalle, joka asiakirjan allekirjoittaa. Asiakirjassa tulee kuitenkin olla sovitut, riittävät allekirjoitukset.
Kevyellä tunnistuksella allekirjoitetut asiakirjat eivät näy henkilökohtaisella Visma Sign -tilillä.
Kutsun lähettäjä ei pysty itse lähettämään allekirjoitusmuistutuksia allekirjoittajaksi valituille. Jos on tarvetta lähettää allekirjoitusmuistutus, laita Wilmahelpiin muistutuspyyntö. Kirjoita viestiin opiskelijan nimi ja asiakirjan nimi, jota koskien muistutus tulee laittaa.

Peruutettu-tila:

Jos asiakirjaa ei allekirjoiteta kaikkien kutsuttujen toimesta asiakirjan voimassaoloaikana, asiakirjan tilaksi vaihtuu Peruutettu voimassaoloajan päätyttyä.
Peruutettu-tilainen asiakirja ei näy Wilmassa Asiakirjat-linkin alla.
Peruutettu-tilaa ei voi muuttaa eikä asiakirjan voimassaoloaikaa pidentää.
Allekirjoitusasian hoitamiseksi asiakirja on lähetettävä uudelleen allekirjoitettavaksi kaikille sopimusosapuolille.
- Kaikkien osapuolten allekirjoitukset tarvitaan samaan asiakirjaan, joten ei riitä, että lähettää vain sille, jonka allekirjoitus on jäänyt puuttumaan. Eri kutsukertojen asiakirjoja ei voi myöhemmin yhdistää.

Visma Sign:

Wilmasta sähköisesti allekirjoitettavaksi lähetetyt asiakirjat eivät näy kutsun lähettäjän henkilökohtaisella Visma Sign -tilillä.
Visma Signilta lähtee asiakirjan allekirjoittajille viesti, kun asiakirja on kaikkien kutsuttujen toimesta allekirjoitettu.
- Wilmaan asiakirjan tila päivittyy kuitenkin viiveellä (kaksi kertaa vuorokaudessa).

Wilmahelp:

Voi pyynnöstä lähettää allekirjoitusmuistutuksia (koskee vain Lähetetty-tilaisia asiakirjoja)
Voi pyynnöstä korjata sähköpostiosoitteen kirjoitusvirheen, jos asiakirjan tilana Visma Signissa on ‘Uusi’
Voi pyynnöstä peruuttaa ja poistaa virheellisen asiakirjan Visma Signista ja Wilmasta

Sähköinen asiakirjojen arkistointi

Allekirjoitetut asiakirjat siirtyvät asiakirjan nimen perusteella sähköiseen arkistoon. Huomioi sähköisen asiakirjan ohjeen mukainen nimeäminen sähköisen arkistoinnin onnistumiseksi.

Omnian voimassa olevat asiakirjahallintoon liittyvät ohjeet (sharepoint.com).

Tukipyynnöt

Kysyttävää Visma Signista tai menikö jokin pieleen? Ota yhteyttä wilmahelp@omnia.fi.

Ilmoita tukipyynnön yhteydessä asiakirjan nimi, jotta ongelman selvittäminen nopeutuu.