Docly

Opettaja: sähköinen allekirjoitusohje (kevyt tunnistautuminen) Wilmaan

Arvioitu lukuaika: 2 minuuttia

Tämä ohje koskee Visma Sign -sähköistä allekirjoitusta ja kevyen tunnistautumisen takana olevia dokumentteja.

Jos haluat allekirjoittaa muita dokumentteja, niin siirry Opettaja: sähköinen allekirjoitusohje (vahva tunnistautuminen) Wilmaan -ohjeeseen.

Opetushenkilöstöllä on mahdollista sähköisesti allekirjoittaa kevyellä tunnistautumisella seuraavat opintohallinnon asiakirjat:

  • HOKS-tuloste allekirjoittajina opiskelija ja vastuuopettaja.
  • Koulutussopimus ja HOKS-osaliite allekirjoittajina ovat opettaja ja työpaikan edustaja.
  • Oppisopimus ja HOKS-osaliite allekirjoittajina ovat opiskelija, opettaja ja työpaikan edustaja. Yrittäjän oppisopimuksessa allekirjoittajina ovat opiskelija ja opettaja.

Tällä sivulla

Allekirjoituksen määrittely ja asiakirjan nimeäminen

Wilma_kevyt_allekirjoitus
  1. Valitse tuloste
  2. Nimeä asiakirja. Huom nimeämisen ohjeet alla!
  3. Tarkista tuloste esikatselunäkymässä.
  4. Valitse allekirjoituskutsun asetukset: Kevyt tunnistautuminen
  5. Muuta tarvittaessa allekirjoituskutsun viimeistä voimassaolopäivää. Päivää ei voi muuttaa jälkikäteen.
  6. Lisää oma sähköpostiosoitteesi
  7. Lisää asiakirjan kaikkien allekirjoittajien sähköpostiosoitteet (HOKS:ssa opettajan ja opiskelijan sähköpostiosoite; koulutussopimuksessa opettajan ja työpaikan edustajan (ei työpaikan) sähköpostiosoite; oppisopimuksessa opettajan, opiskelijan ja työpaikan edustajan (ei työpaikan) sähköpostiosoite tai yrittäjän oppisopimuksessa opettajan ja opiskelijan sähköpostiosoite)

Asiakirjan nimeäminen

Asiakirjoja ei saada Wilmassa automaattisesti nimettyä. Omniassa on linjattu, että asiakirjat tulee nimetä seuraavasti:

HOKS

HOKS_TUTKINNONTUNNUS_VVVVKKPP_Sukunimi_Etunimi

  • Esimerkki: HOKS_TIETVI_20231022_Meikäläinen_Matti

Koulutus- ja oppisopimukset

Asiakirjannimi_Tutkinnonosannimi(nimet)_vuosi_Sukunimi_Etunimi

  • Esimerkki: Koulutussopimus_turvallisuusalantoiminta_2023_Meikäläinen_Matti
  • Esimerkki: Oppisopimus_Elintarvikkeiden_valmistus_2023_Meikäläinen_Matti

Allekirjoituskutsun vastaanottajat

  1. Allekirjoituskutsun vastaanottajille tulee sähköpostiin kutsu allekirjoittaa asiakirja sähköisesti.
    • Kopioi sähköpostiviestissä näkyvä salasana ja klikkaa Siirry allekirjoittamaan -linkkiä.
  2. Visma Sign -palvelu aukeaa. Liitä kopioimasi salasana pyydettyyn kenttään.

  3. Tutustu allekirjoitettavaan asiakirjaan.

  4. Siirry allekirjoittamaan -painikkeella pääset allekirjoittamaan dokumentin.

  5. Kirjoita Allekirjoituksesi-kenttään etu- sekä sukunimesi.

  6. Klikkaa Jatka.

  7. Vahvista allekirjoitus -painikkeella pääset allekirjoittamaan dokumentin.

  8. Huomaa että dokumentti on allekirjoitettu vasta kun sivulle tulee teksti “Asiakirja ‘XXX’ allekirjoitettu” ja Sulje allekirjoitusprosessi -painike tulee näkyviin.

Visma Sign -tili

Huomioi että kevyellä tunnistuksella allekirjoitetut asiakirjat eivät näy henkilökohtaisella Visma Sign -tilillä. 

Arkistointi

Arkistointiohje henkilöstölle löytyy intrasta (intra.omnia.fi).