Opettaja: sähköinen allekirjoitusohje (vahva tunnistautuminen) Wilmaan

Arvioitu lukuaika: 5 minuuttia

Tämä ohje koskee Visma Sign -sähköistä allekirjoitusta ja vahvan tunnistautumisen takana olevia dokumentteja.

Opettajilla ei automaattisesti ole oikeutta sähköisen allekirjoituksen käyttöön. Visma Sign -sähköisen allekirjoitusoikeuden voi pyytää perehdyttyään tähän ohjeistukseen. Lähetä allekirjoitusoikeuspyyntö osoitteeseen wilmahelp@omnia.fi.

Opetushenkilöstöllä on mahdollista sähköisesti allekirjoittaa seuraavat opintohallinnon asiakirjat:

Koulutussopimus (ja HOKS-osaliite) (kevyt tunnistautuminen)
Oppisopimus (ja HOKS-osaliite) (kevyt tunnistautuminen)
HOKS-tuloste (kevyt tunnistautuminen)
Näytön arviointi (osaamisen arviointi)
Osaamiskeskuksen työharjoittelusopimus

Huomioitavaa:

Työnantajan edustajan ja/tai opiskelijan täytyy olla halukas allekirjoittamaan asiakirjat sähköisesti.
Allekirjoittajan täytyy pystyä tunnistautumaan vahvasti.
15 vuotta täyttänyt voi allekirjoittaa asiakirjan, jos hän kykenee tunnistautumaan vahvasti.
Sähköiseen allekirjoituskutsuun ei automaattisesti saada siirrettyä lomakkeelle kirjattuja allekirjoittajia vastaanottajiksi. Allekirjoittajat on lisättävä aina erikseen kutsua luodessa.
Allekirjoituskutsu on lähetettävä kaikille vastaanottajille yhdellä kutsukerralla, jotta allekirjoittajaksi kutsutut pystyvät allekirjoittamaan saman asiakirjan.
Älä unohda lähettää kutsua itsellesi, jos olet yksi allekirjoittajista.
Lisää allekirjoittajarivejä saa Lisää allekirjoittaja -painikkeesta.

Asiakirjaan ei voi lisätä allekirjoittajia jälkikäteen.
Huolehdi, että asiakirja tulee allekirjoitettua.
Asiakirjan tilana on Lähetetty siihen saakka kunnes kaikki samalla kutsukerralla kutsutut ovat allekirjoittaneet asiakirjan.
Kaikkien samalla kutsukerralla kutsuttujen allekirjoitettua asiakirjan tilaksi vaihtuu Allekirjoitettu.

Allekirjoitusmuistutukset ja sähköpostiosoitteen korjaukset

Opettaja ei voi toistaiseksi itse lähettää allekirjoitusmuistutuksia allekirjoittajaksi valituille. Jos on tarvetta lähettää allekirjoitusmuistutus, laita Wilmahelpiin muistutuspyyntö. Kirjoita viestiin opiskelijan nimi ja asiakirjan nimi, jota koskien muistutus tulee laittaa.
Opettaja ei pääse itse vaihtamaan allekirjoituskutsun saaneen sähköpostiosoitetta
- Wilmahelp pystyy vaihtamaan sähköpostiosoitteen, jos allekirjoituskutsun saaja ei ole avannut asiakirjaa Visma Signissa.

Opettaja ei voi itse poistaa sähköisiä allekirjoituspyyntöjä.
- Wilmahelp pystyy peruuttamaan (ja poistamaan) Lähetetty-tilaisen asiakirjan tarvittaessa.
- Huom. jos joku allekirjoituskutsun saaneista on asiakirjan jo allekirjoittanut, hänen Visma Sign -arkistostaan asiakirja ei poistu, mutta status vaihtuu peruutetuksi.
- Visma Signissa Peruutettu-tilassa olevaa asiakirjaa ei pysty enää allekirjoittamaan. Valitettavasti toistaiseksi Peruutettu-tila ei siirry Wilmaan.

Pikaohje: Älä luo uutta asiakirjaa muistutustarkoituksessa tai virheellistä asiakirjaa korvaamaan. Huolehdi, että virheellinen asiakirja perutaan tai poistetaan. Lähetä uudet allekirjoituskutsut vasta kun aiemmista asiakirjoista on huolehdittu.

Asiakirjan nimeäminen

Asiakirjoja ei saada Wilmassa automaattisesti nimettyä. Omniassa on linjattu, että asiakirjat tulee nimetä seuraavasti:

HOKS

HOKS_TUTKINNONTUNNUS_VVVVKKPP_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: HOKS_TIETVI_20231022_Meikäläinen_Matti

Koulutus- ja oppisopimukset

Asiakirjannimi_Tutkinnonosannimi(nimet)_vuosi_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: Koulutussopimus_turvallisuusalantoiminta_2023_Meikäläinen_Matti
Esimerkki: Oppisopimus_Elintarvikkeiden_valmistus_2023_Meikäläinen_Matti

Osaamisen arvioinnin tuloste

Näyttö_tutkinnonosa_VVVVKKPP_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: Näyttö_turvallisuusalantoiminta_20231022_Meikäläinen_Matti

Osaamiskeskuksen työharjoittelusopimus

Asiakirjannimi_Koulutuksen osa(t)vuosi_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: Harjoittelusopimus_hoka_2023_Oskelainen_Oske

Huom. Asiakirjan nimessä saa olla max. 150 merkkiä. Tätä pidemmin nimetyt eivät siirry Visma Signiin vaan aiheuttavat Tuntematon virhe -virheilmoituksen.

Allekirjoituskutsun lähettäminen Wilmassa

Tarkista asiakirjaan vaadittujen allekirjoittajien määrä. Varmista myös, että kaikilla allekirjoittajilla (työnantajan edustaja, opiskelija) on mahdollisuus allekirjoittaa asiakirja sähköisesti. Alaikäinen voi allekirjoittaa asiakirjan sähköisesti, jos vahvasti tunnistautuminen on mahdollista esim. pankkitunnuksien avulla.

Täytä ensin tarvittava lomake Wilmassa. Huomaa, että lomakkeet ja tulosteet löytyvät Wilman eri valikoista tai opiskelijan ops-puun kautta:

Hoks ja sen allekirjoituskutsu löytyvät opiskelijan tiedoista Yhteenveto-välilehdeltä.
Koulutus- ja oppisopimus löytyvät Työpaikalla järjestettävä koulutus -valikosta.
Osaamisen arviointi löytyy Näytöt-valikosta.

Kun lomake on täytetty ja tallennettu Wilmassa:

Siirry ko. lomakkeen Profiilisivulle.
Valitse Allekirjoituskutsu.
Tarkista tuloste esikatselunäkymässä.
- Huom. Firefox-selaimella on ollut ongelmia tulosteen näkymisen kanssa.
Nimeä asiakirja ylempänä olevan ohjeen mukaan.
Lisää allekirjoittajat. + -merkistä saa lisättyä useamman allekirjoittajan.
- Lisää kaikki allekirjoittajat samalla kertaa.
- Lisää myös itsesi, jos olet yksi allekirjoittajista.
Lähetä asiakirja allekirjoitettavaksi painamalla Lähetä allekirjoitettavaksi -painiketta.

Jos allekirjoittaminen sähköisesti ei onnistu

Poikkeustapauksissa ja vain painavista syistä, voi asiakirjaan ottaa manuaalisen allekirjoituksen. Opettaja skannaa allekirjoitetun asiakirjan ja toimittaa sähköpostilla alan assistentille, joka tallentaa asiakirjan Wilmaan oikein nimettynä.

Allekirjoituskutsun vastaanottajat

Katso Visma Sign -allekirjoitusohjeet (vismasign.fi).

1. Allekirjoituskutsun vastaanottajille tulee sähköpostiin kutsu allekirjoittaa asiakirja sähköisesti.

Kopioi sähköpostiviestissä näkyvä salasana ja klikkaa Siirry allekirjoittamaan -linkkiä.

2. Visma Sign -palvelu aukeaa. Liitä kopioimasi salasana pyydettyyn kenttään.

3. Tutustu allekirjoitettavaan asiakirjaan.

4. Siirry tunnistautumaan -painike ohjaa allekirjoittajan tunnistautumaan vahvasti ennen allekirjoitusta.

Valitse tunnistautumistapa (oma pankki tai mobiilivarmenne).
Mobiilivarmenne on mahdollista aktivoida työpuhelimeen maksutta. Katso ohje: Mobiilivarmenne.

5. Kun olet tunnistautunut onnistuneesti voit allekirjoittaa asiakirjan.

Mikäli sinulla on monta allekirjoituspyyntöä “jonossa”, on helpointa rekisteröityä Visma Signin käyttäjäksi. Kaikki avoimet kutsut näkyvät Avoimet kutsut -valikossa.
Visma Sign -tilin kautta voi allekirjoittaa useamman asiakirjan kerralla yhdellä tunnistautumisella.
Katso rekisteröitymissivu (vismasign.fi). Ensimmäinen kerta rekisteröinnin jälkeen vaatii vahvan tunnistautumisen.
Salasana pitää sisältää vähintään kahdeksan merkkiä: Iso kirjain, pieni kirjain, numero, erikoismerkki.

Asiakirjat Wilmassa

Sähköisesti allekirjoitettavat ja allekirjoitetut asiakirjat näkyvät Wilmassa Asiakirjat-linkin alla asiakirjan “kotivalikossa”: HOKS opiskelijan tiedoissa yhteenvetovälilehden Asiakirjat-linkin alla, koulutus- ja oppisopimusasiakirjat kyseisen sopimuksen tiedoissa Asiakirjat-linkin alla ja näyttö näytön tiedoissa Asiakirjat-linkin alla.

Asiakirjat ovat aluksi Lähetetty-otsikon alla. Kun kaikki kutsutut ovat sen allekirjoittaneet, asiakirja siirtyy Allekirjoitetut-otsikon alle.

Allekirjoitettu-otsikon alla voi olla “pätemättömiä” asiakirjoja (esim. kun asiakirja tulisi allekirjoittaa kahden sopimusosapuolen toimesta, mutta asiakirja on lähetetty vain yhdelle allekirjoittajalle, joka sen on myös allekirjoittanut).

Huom. Asiakirjan status päivittyy Wilmaan viiveellä. Esimerkki: Allekirjoituskutsun lähettäjä saa sähköpostiinsa tiedon, että asiakirja on allekirjoitettu. Visma Sign -palvelussa asiakirja näkyy allekirjoitettuna, mutta Wilmaan status siirtyy ajastettujen “polling times” -aikojen puitteissa kaksi kertaa vuorokaudessa. Tätä pidemmissä viiveissä on kyse virheestä. Wilmahelpiin voi ilmoittaa näistä viiveistä.

Työpaikan perustaminen Wilmaan

Työpaikan perustaminen Wilmaan tapahtuu keskitetysti yritystiedonhallinnan kautta. Ohje: Yrityksen perustaminen Wilmaan.

Tukipyynnöt – menikö joku pieleen? Ota yhteyttä Wilmahelpiin: wilmahelp@omnia.fi.

Ilmoita tukipyynnön yhteydessä asiakirjan nimi, jotta ongelman selvittäminen nopeutuu.