Varauskalenterin luominen MS Bookings -palvelussa
Huom. MS Bookingsin varauskalenterin käyttäjistä muodostuu luettelo asiakkaista, eli oikeudellisesti kyseessä on asiakasrekisteri. EU:n GDPR-lainsäädännön mukaan organisaation on oltava tietoinen siitä, mitä asiakasrekistereitä sillä on ja miten niitä asiakasrekistereitä hallinnoidaan.
Valitettavasti MS Bookings -työkalu ei tarjoa työkaluja rekisterien hallinnointiin. Joudumme tuottamaan nämä tiedot manuaalisesti, jotta voimme jatkaa MS Bookingsin käyttöä Omniassa.
Varauskalenterin tekijöiden tulee toimittaa tieto rekistereistä IT-palveluille ja tietosuojaryhmälle, jotka vastaavat omalta osaltaan lainmukaisesta palvelun tuottamisesta. Täytä tämä lomake: MS Bookings -asiakasrekisterin elinkaari (Forms).
Tällä sivulla
Varauskalenterin monistaminen
Mikäli sopiva varauskalenteri on olemassa, monistaminen on nopeampi tapaa luoda samanlainen varauskalenteri.
1. Avaa MS Bookings Homepage -sivu (outlook.office.com). Kirjaudu tarvittaessa.
2. Klikkaa varauskalenterin … -painiketta ja klikkaa sitten Kloonaa-painiketta.
3. Valitse mitkä palvelut ja henkilöstö tuodaan monistettu varauskalenteriin. Valitse myös tarvittaessa asetukset tuotavaksi. Klikkaa Jatka-painiketta. Huom. Varmista tässä vaiheessa, että olet mukana monistettavassa henkilöstössä.
4. Kirjoita uuden varauskalenterin nimi. Nimi näkyy asiakkaille ja se myös muodostaa varauskalenterin verkko-osoitteen. Jätä logo ja liiketoiminnan tyyppi tyhjäksi. Klikkaa Luo kalenteri -painiketta.
5. Valitse, kuka saa tehdä varauksia varauskalenteriin ja klikkaa sitten Luo kalenteri -painiketta. Vaihtoehdot ovat:
- Kaikki organisaation jäsenet (omnia.fi -sähköpostin omistaja, henkilökunta tai opiskelija)
- Kuka tahansa
6. Kalenterin määrittämisen jälkeen klikkaa Aloita-painiketta. Siirryt luodun varauskalenterin kalenterinäkymään.
Varauskalenterin luominen alusta
1. Avaa MS Bookings Homepage -sivu (outlook.office.com). Kirjaudu tarvittaessa.
2. Klikkaa Luo uusi kalenteri -painiketta.
3. Klikkaa Luo alusta -painiketta.
4. Kirjoita varauskalenterin nimi. Nimi näkyy asiakkaille ja se myös muodostaa varauskalenterin verkko-osoitteen. Jätä logo ja liiketoiminnan tyyppi tyhjäksi. Klikkaa Luo kalenteri -painiketta.
5. Ohita palvelun lisääminen luomisvaiheessa. Palveluiden lisääminen käsitellään Palvelun lisääminen -ohjeessa. Klikkaa Jatka-painiketta.
5. Valitse, kuka saa tehdä varauksia varauskalenteriin ja klikkaa sitten Viimeistele määritys -painiketta. Vaihtoehdot ovat:
- Kaikki organisaation jäsenet (omnia.fi -sähköpostin omistaja, henkilökunta tai opiskelija)
- Kuka tahansa
7. Klikkaa aloita-painiketta.
Siirryt luodun varauskalenterin kalenterinäkymään.