Opettaja: Korjattavat koulutus- ja oppisopimukset Wilmassa

Arvioitu lukuaika: 4 minuuttia

Koulutus- ja oppisopimusten palautuneeksi kirjaamiseen, muutoksiin, työpaikkaohjaajaan ja työpaikkaan liittyvien toimenpiteiden korjausohjeita.

Allekirjoitettu sopimus tulee olla Wilmassa, jos opiskelija on ollut vaikka vain yhden päivän työpaikalla sopimuksen puitteissa.

Ohje 1: Sopimus ei ole kirjattuna palautuneeksi

(kirjattu palautuneeksi = Ei)

Jos opiskelija on ollut yhdenkin päivän työpaikalla oppi- tai koulutussopimuksen puitteissa, sopimustietojen liitteenä Wilmassa tulee olla kaikkien sopimusosapuolten allekirjoittama sopimus. Vain allekirjoitetun sopimuksen tiedot siirretään Koski- ja eHoks-palveluihin. Sopimuksen laatinut opettaja huolehtii, että sopimuksen tiedot ovat oikein.

Huom. Koulutussopimukset, joiden työelämäjakso on alkanut 24.9.2021 jälkeen, tulee kirjata järjestelmään palautuneeksi, jotta sopimuksen tiedot siirtyvät Koski- ja eHoks-palveluihin. Tätä aiemmin alkaneiden koulutussopimusten tiedot siirtyivät Koski- ja eHoks-palveluihin allekirjoitustilanteesta riippumatta.

Tarkempi ohjeistus allekirjoittamattomien koulutussopimusten osalta (intra.omnia.fi)

Sähköisesti allekirjoitetut sopimukset

Assistentit seuraavat Visma Signilla allekirjoitettujen sopimusten tilaa. Kun järjestelmässä olevan sopimuksen liitteenä on Allekirjoitettu-tilainen Visma Sign -asiakirja riittävine allekirjoituksineen, assistentti kirjaa järjestelmään sopimuksen palautuneeksi ja huolehtii samalla tietojen siirtämisestä Koski- ja eHoks-palveluihin. Sopimus näkyy allekirjoitettuna noin viikon sisällä siitä, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Jos näin ei ole tehty, sopimuksen laatinut opettaja on yhteydessä assistenttiin puuttuvien merkintöjen hoitamiseksi.

Jos sähköisesti allekirjoitettavasta asiakirjasta täytyy lähettää allekirjoitusmuistutus, sopimuksen laatinut opettaja laittaa allekirjoitusmuistutuspyynnön osoitteeseen wilmahelp@omnia.fi.

Paperiset (manuaalisesti allekirjoitetut) sopimukset

Poikkeustapauksessa ja vain painavista syistä voi sopimukseen ottaa manuaalisen allekirjoituksen. Opettaja skannaa allekirjoitetun sopimuksen ja toimittaa sen sähköpostilla alan assistentille, joka huolehtii asiakirjan liittämisestä Wilmaan ja sähköisestä arkistoinnista.

Ohje 2: Työpaikkaohjaaja puuttuu sopimuksesta

Sopimuksen laatinut opettaja korjaa sopimuksen ensimmäiselle työpaikkaohjaajariville vastuullisen työpaikkaohjaajan.

Jos työpaikkaohjaajaa ei löydy lomakkeen valikosta, opettaja luo itse työpaikkaohjaajan Wilmassa Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat -sivun Lisää uusi -linkistä.

Mikäli sopimuksen laatinut opettaja ei ole enää Omniassa, vastuuopettaja selvittää tiedon ja varmistaa opiskelijalta tiedon oikeellisuuden.

Ohje 3: Toteutumaton sopimus

Jos opiskelija ei aloittanut sopimuksen mukaisesti työelämässä oppimista, tulee sopimusluonnos liitteineen poistaa Wilmasta.

Sopimukselle on lisätty kohta, jossa voit ilmoittaa, että sopimus voidaan poistaa. Muutoskentät tulevat näkyviin, kun olet kertaalleen tallentanut sopimuksen. Huomaathan, että jos opiskelija on ollut yhdenkin päivän työpaikalla sopimuksen puitteissa, ei sopimusta voida poistaa, vaan silloin purkautuminen tulee kirjata sopimuksen muutoksena.

Tarkempi ohjeistus toteutumattoman sopimuksen poistoon (intra.omnia.fi).

Ohje 4: Sopimuksen muutokset

Koulutussopimus

Voimaan astuneen koulutussopimuksen muutoksista tulee aina sopia sopimusosapuolten kesken. Muutokset tulee päivittää sopimukseen täyttämällä muutoskentät, jotka näkyvät, kun sopimus on kertaalleen tallennettu, sekä tekemällä muutoskirjaus myös muuttuneisiin tietokenttiin.

Muutoksesta tulisi saada mustaa valkoisella liitettäväksi koulutussopimuksen tietoihin Wilmaan, esim. sähköpostiviesti. Huolehdi, että liitteessä ei ole mitään sopimuksen kuulumatonta asiaa.

Kirjalliset muutokset tehdään seuraavissa tilanteissa:

Sopimuksen pidentäminen / lyhentäminen
⇒ Kirjaa uusi päättymispäivämäärä Koulutussopimus päättyy -kenttään sekä tutkinnon osille Päättyy -kenttiin. Tarkista ja korjaa myös tutkinnon osille merkitsemäsi ennalta sovitut poissaolopäivät.
Tutkinnon osien muutokset
⇒ Vaihda, poista tai lisää tutkinnon osa Tutkinnon osat -kenttään.
Sopimuksen purkaantuminen
⇒ Lyhennä sopimus kirjaamalla oikea päättymispäivämäärä Koulutussopimus päättyy -kenttään sekä tutkinnon osa kohtaisiin Päättyy -kenttiin. Tarkista ja korjaa myös tutkinnon osille merkitsemäsi ennalta sovitut poissaolopäivät.

Työelämässä oppimista ohjaavan opettajan vaihtuminen
⇒ Vaihda oikea opettaja kohtaan Ohjaava opettaja.
Työyksikön vaihtuminen
⇒ Pyydä assistenttia vaihtamaan yksikkö.
Työpaikkaohjaajan vaihtuminen
⇒ Vaihda uusi työpaikkaohjaaja 1. riville.

Oppisopimus

Oppisopimuksen muutokset tehdään aina kirjallisesti. Muutostilanteissa opettaja täyttää oppisopimuksen muutoslomakkeen yhteistyössä oppisopimuksen sopijaosapuolten (työnantaja ja opiskelija) kanssa. Opettaja toimittaa allekirjoitetun muutoslomakkeen alan assistentille, joka liittää sen oppisopimuksen liitteisiin ja kirjaa tarvittavat muutokset sopimuksen tietoihin.

Oppisopimuksen muutoslomaketta käytetään seuraavissa tilanteissa:

Määräaikainen keskeytys (yli 1kk esim. vanhempainvapaa, sairausloma)
Oppisopimuksen pidentäminen
Tutkinnon osan vaihtuminen
Oppisopimuksen purku

Pienemmät muutokset voi ilmoittaa myös sähköpostitse:

Työyksikön tai toimipisteen vaihtuminen
Työpaikkaohjaajan vaihtuminen
Työnantajan tai työpaikkaohjaajan yhteystietojen muutos

Huomioita:

Jos oppisopimustyöpaikka vaihtuu (y-tunnus on eri kuin alkuperäisessä oppisopimuksessa), solmitaan uusi oppisopimus.
Assistentti lyhentää oppisopimuksen valmistumiseen tai kun suunniteltu osaaminen on hankittu (vakioteksti oppisopimuksessa).
Lähtökohtaisesti kaikkien osapuolten tulee hyväksyä muutokset. Työnantaja tai koulutuksen järjestäjä voi myös yksipuolisesti purkaa oppisopimuksen perustellusta syystä, esimerkiksi mikäli oppisopimuksen edellytykset eivät enää täyty tai sopimuksella sovittua ei noudateta.

Lisätietoa: