Outlook-ryhmän hallinta

Arvioitu lukuaika: 2 minuuttia

Jos on tarvetta lähettää sähköpostiviestejä tai Teams-verkkokokouskutsuja useita kertoja, monelle käyttäjälle, jokaisen käyttäjän osoitetta ei ole pakko kirjoittaa jokaisessa sähköpostiviestissä tai verkkokokouskutsussa.
Kun luot Outlook-ryhmän, voit kirjoittaa sähköpostiviestissä tai Teams-verkkokokouskutsussa vain Outlook-ryhmän nimen, ja viesti tai kutsu lähetetään kaikille Outlook-ryhmässä oleville.

Huom! Outlook-ryhmän luonnin jälkeen ryhmä on valmis käytettäväksi Teams-verkkokokouskutsussa vasta noin 1 vuorokauden kuluttua.
Huom! Kaikki Omnian henkilökunnan luomat Outlook-ryhmät alkavat sanalla “Omat_”.

Outlook-ryhmän luominen

1. Klikkaa Outlookissa Ryhmät-painiketta.

1. Klikkaa Uusi Ryhmä -painiketta.

2. Kirjoita ryhmän nimi ja varmista, että ryhmän sähköpostiosoite ei ole jo käytössä. Saatavilla olevat sähköpostiosoitteet on merkitty vihreällä ✓-merkillä.

3. Kirjoita ryhmän kuvaukseen yleisellä tasolla perustelu, miksi ryhmä on luotu. Tämä lähetetään ryhmän jäsenille, kun ryhmä luodaan.

3. Varmista että:
Tietosuoja-asetus on Yksityinen.
“Lähetä kaikki ryhmän…” asetus on valittuna.

4. Seuraavaksi klikkaa Luo-painiketta.

5. Lisää jäseniä Outlook-ryhmään kirjoittamalla heidän nimensä ja valitsemalla. Kun kaikki on lisätty listalle, klikkaa Lisää jäseniä-painiketta.

Ryhmä on luotu. Kaikki jäsenet saavat seuraavanlaisen vahvistusviestin sähköpostitse.
Jos jäsenillä on Omnian käyttäjätili:

Jos jäsenillä ei ole Omnian käyttäjätiliä:

Outlook-ryhmän muokkaaminen

Seuraavia asetuksia on mahdollista muokata Outlook-ryhmässä:

Muokkaa valokuvaa
Muokkaa nimeä
Muokkaa tietosuoja-asetuksia
Muokkaa kuvaustekstiä
Lisää tai poista jäseniä
Muokkaa ryhmän ilmoituksen kieltä
Salli lähettää sähköpostiviestejä organisaation ulkopuolelta ryhmään

1. Klikkaa ryhmän nimeä Outlookissa Ryhmät-sivulla.

2. Klikkaa muokkauskynää tai asetukset-ikonia.

3. Muokkaamisen jälkeen klikkaa Tallenna-painiketta.

Jäsenen lisääminen Outlook-ryhmään

1. Valitse vasemmanpuoleisessa ruudussa Ryhmät-kohdassa ryhmä, johon haluat kutsua henkilöitä liittymään.

2. Klikkaa Lisää jäseniä -painiketta asetukset-ikonin jälkeen ja ennen OneNote-ikonia.

3. Hae henkilö nimellä, valitse hänelle sopiva oikeustaso ja paina lisää.

Kaikki lisätyt jäsenet saavat sähköpostiviestin lisäyksestä.

Jäsenen poistaminen ryhmästä tai oikeustason muuttaminen

1. Klikkaa ryhmän nimeä Outlookissa Ryhmät-välilehdellä.

2. Klikkaa Jäsenet-välilehteä valintarivillä.

3. Etsi jäsen listauksesta muokkaa oikeustasoa muokkausikonista tai poista hänet ryhmästä.

Outlook-ryhmän poistaminen