Henkilökunta: lukion alaikäisen hakijan opiskelijaksi ottaminen

Alaikäinen hakija ilmoittautuu lukioon Wilman koulutuskalenterin kautta. Toimisto siirtää hakijan Primuksen opiskelijarekisteriin, tarkistaa opiskelijan tiedot VRK:sta ja luo opiskelijalle tunnukset Wilmaan, että opiskelija pääsee näkemään Wilmasta myöhemmin päätöksen opiskelijaksi ottamisesta tai hakemuksen hylkäämisestä. Toimisto ohjeistaa huoltajia tekemään Wilma-tunnukset suomi.fi tunnistautumisen avulla tai antaa huoltajille avainkoodit Wilma-tunnusten luomista varten.

Opinto-ohjaaja:

• Täyttää opiskelijan kanssa hakemuksen alaikäisen hakijan opiskelijaksi ottamisesta.
• Huolehtii, että huoltajatiedot ovat oikein ja ohjeistaa huoltajat tekemään Wilma-tunnukset, jos niitä ei vielä ole.
• Hakemuksen puoltaminen:
  • Tapaamisessa on mukana opinto-ohjaaja ja erityisopettaja ja molemmat puoltavat hakemusta:
    Opinto-ohjaaja kirjaa lomakkeelle lisätietokenttään, että myös erityisopettaja puoltaa hakemusta, jolloin lomaketta ei tarvitse lähettää enää erikseen erityisopettajalle, vaan sen voi lähettää suoraan huoltajalle hyväksyttäväksi. Lisäksi käsittelijä kentän ensimmäiselle riville valitaan koulutuspäällikön nimi. Tyhjennä valmistelija (erityisopettaja) kenttä.
  • Tapaamisessa on mukana vain opinto-ohjaaja ja hän puoltaa hakemusta:
    Jos opinto-ohjaaja puoltaa hakemusta ja lähettää hakemuksen erityisopettajalle ei tule lomaketta lähettää vielä huoltajille hyväksyttäväksi. Valmistelija (erityisopettaja) kenttään tulee vaihtaa erityisopettajan nimi. 
•  Hakemuksen hylkääminen:
  • Jos hylkää hakemuksen valitsee käsittelijäksi koulutuspäällikön. HUOM! hylättyä hakemusta ei lähetetä huoltajille!

Erityisopettaja:

• Hakemuksen puoltaminen:
  • Erityisopettaja lähettää lomakkeen huoltajalle hyväksyttäväksi ja merkitsee käsittelijä kentän ensimmäiselle riville koulutuspäällikön.
• Hakemuksen hylkääminen:
  • Erityisopettaja valitsee koulutuspäällikön käsittelijäksi. HUOM! Hylättyä hakemusta ei lähetetä huoltajille!

Huoltaja:

• Huoltajalle lähetetään vain puollot, joihin tarvitaan huoltajan suostumus.
• Huoltaja käy Wilmassa hakemukset ja päätökset kohdassa hyväksymässä huollettavansa hakeutumisen ja opiskelijaksi ottamisen Espoon aikuislukioon.

Koulutuspäällikkö:

• Tekee päätöksen esityksen mukaisesti. (Ei voi vaihtaa päätöstä esim. Hylätty -> Hyväksytty)
  • Mikäli päätös olisi eri kuin esitys pitää asiasta keskustella yhdessä ennen päätöksen tekemistä ja pyytää tarvittaessa apua wilmahelp@omnia.fi, koska opinto-ohjaaja ja erityisopettaja eivät pääse enää muokkaamaan tietoja tallentamisen jälkeen.
• Hylkäävä päätös:
  • kirjaa päätös ja merkitse toimialarehtori käsittelijä kenttään toiselle riville. Älä julkaise päätöstä vielä huoltajalle ja opiskelijalle Wilmassa.
• Puoltava päätös:
  • kirjaa päätös ja julkaise se huoltajalle ja opiskelijalle Wilmaan.
    – Puoltavan päätöksen jälkeen päätös lähtee sähköpostiviestinä tiedoksi lomakkeelle kirjatulle huoltajalle, opiskelijalle, opinto-ohjaajalle, erityisopettajalle ja toimistoon.

Toimialarehtori:

• Tekee päätöksen koulutuspäällikön päätöksen mukaisesti. (Ei voi vaihtaa päätöstä esim. Hylätty -> Hyväksytty)
• Täyttää toimialarehtorin päätösosion ja julkaisee päätöksen huoltajalle ja opiskelijalle Wilmassa.
• Päätöksestä lähtee viesti opinto-ohjaajalle, toimistoon, opiskelijalle ja huoltajalle.

Wilmassa näkyvässä päätöksessä näkyy huoltajalle ja opiskelijalle tiedot minne päätöksestä voi haluttaessa valittaa.

Mikäli prosessiin tai Wilmaan liittyen tulee jotain kysymyksiä voit esittää ne osoitteeseen wilmahelp@omnia.fi