Opettajan sähköinen allekirjoitusohje (HOKS, kevyt tunnistautuminen) Wilmaan

Arvioitu lukuaika: 2 minuuttia

Tämä ohje koskee Visma Sign sähköistä allekirjoitusta ja kevyen tunnistautumisen takana olevia dokumentteja.

Jos haluat allekirjoittaa muita dokumentteja, niin siirry Opettajan sähköinen allekirjoitusohje (vahva tunnistautuminen) -ohjeeseen

Opetushenkilöstöllä on mahdollista sähköisesti allekirjoittaa kevyellä tunnistautumisella seuraavat opintohallinnon asiakirjat:

HOKS-tuloste
Koulutussopimus ja HOKS-osaliite
Oppisopimus ja HOKS-osaliite

Allekirjoituksen määrittely ja asiakirjan nimeäminen

1. Valitse tuloste
2. Nimeä asiakirja. Huom nimeämisen ohjeet alla!
3. Valitse allekirjoituskutsun asetukset: HOKS (kevyt tunnistautuminen) tai Koulutus- ja oppisopimukset (kevyt tunnistautuminen)
4. Lisää oma sähköpostiosoitteesi
5. Lisää asiakirjan kaikkien allekirjoittajien sähköpostiosoitteet (HOKS:ssa opettajan ja opiskelijan sähköpostiosoite; koulutussopimuksessa opettajan ja työpaikan edustajan (ei työpaikan) sähköpostiosoite; oppisopimuksessa opettajan, opiskelijan ja työpaikan edustajan (ei työpaikan) sähköpostiosoite tai yrittäjän oppisopimuksessa opettajan ja opiskelijan sähköpostiosoite)

Asiakirjan nimeäminen

Asiakirjoja ei saada Wilmassa automaattisesti nimettyä. Omniassa on linjattu, että asiakirjat tulee nimetä seuraavasti:

HOKS:

HOKS_TUTKINNONTUNNUS_VVVVKKPP_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: HOKS_TIETVI_20231022_Meikäläinen_Matti

Koulutus- ja oppisopimukset:

Asiakirjannimi_Tutkinnonosannimi(nimet)_vuosi_Sukunimi_Etunimi

Esimerkki: Koulutussopimus_turvallisuusalantoiminta_2023_Meikäläinen_Matti
Esimerkki: Oppisopimus_Elintarvikkeiden_valmistus_2023_Meikäläinen_Matti

Allekirjoituskutsun vastaanottajat

1. Allekirjoituskutsun vastaanottajille tulee sähköpostiin kutsu allekirjoittaa asiakirja sähköisesti

- Kopioi sähköpostiviestissä näkyvä salasana ja klikkaa ”Siirry allekirjoittamaan” -linkkiä

2. Visma Sign -palvelu aukeaa. Liitä kopioimasi salasana pyydettyyn kenttään

3. Tutustu allekirjoitettavaan asiakirjaan

4. ”Siirry allekirjoittamaan” -painikkeella pääset allekirjoittamaan dokumentin

5. Kirjoita ”Allekirjoituksesi” -kenttään etu- sekä sukunimesi

6. Paina ”Jatka”

7. ”Vahvista allekirjoitus” -painikkeella pääset allekirjoittamaan dokumentin

8. Huomaa että dokumentti on allekirjoitettu vasta kun sivulle tulee teksti ”Asiakirja ’XXX’ allekirjoitettu” ja ”Sulje allekirjoitusprosessi” -painike tulee näkyviin

Visma Sign tili

Huomioi että kevyellä tunnistuksella allekirjoitetut asiakirjat eivät näy henkilökohtaisella Visma Sign tilillä.

Arkistointi

Arkistointiohje henkilöstölle löytyy intrasta (intra.omnia.fi).