Kirkkokadun henkilökunnan tilojen ja työpisteiden varaus Outlookin kalenterissa

Arvioitu lukuaika: 2 minuuttia

Huom! Tämä ohje on vain Omnian henkilökunnan jäsenille.

Outlookissa tilat ja työpisteet, toimivat kuin ihmiset, joilla on oma kalenteri. Kun varaat kokousta, kutsut huoneen mukaan samalla tavalla kuin kutsut työkaverin tapaamiseen, ja huone ilmoittaa, onko se vapaa vai varattu. Näin Outlook osaa pitää kirjaa, kuka käyttää tilaa ja milloin, eikä tule päällekkäisyyksiä.

Riippumatta siitä, käytätkö Outlookin työpöytäsovellusta tai sen selainversiota, ohjeen avulla löydät haluamasi tilan/työpisteen varattavaksi.

Outlookin kalenterissa klikkaa Uusi tapahtuma -painiketta.

2. Kirjoita otsikko, valitse päivämäärä ja aika. Klikkaa Hae huone tai sijainti -tekstikenttää ja klikkaa sitten vielä Selaa huoneenhaun avulla.

3. Ikkunan oikealle ilmestyy Huoneiden hakutoiminto. Valitse ensin Rakennus-kentässä kaupunki, jonka jälkeen näet pudotusvalikossa eri listoja tiloista/työpisteistä. Valitse haluttu lista, jonka jälkeen näet kyseisen listan kaikki tilat/työpisteet.

Kaikki vapaat tilat/työpisteet näkyvät listalla kyseisenä ajankohtana.

Tiloja/työpisteitä voi myös hakea numerolla kirjoittamalla se Hae huone tai sijainti -tekstikenttään.

4. Valitse haluamasi tila/työpiste klikkaamalla sitä. Lisää teksti tarvittaessa ja klikkaa Lähetä-painiketta. Varaus näkyy hetken päästä sinun ja mukaan kutsuttejen henkilöiden kalenterissasi.

5. Jos et käytä työpistettä/tilaa syystä tai toisesta, peruuta varaus klikkaamalla tapahtumaa kalenterissa hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Peruuta. Näin tila/työpistevaraus poistuu samalla kuin tapaaminen poistuu.

Hakusanoja: tilavaraus, tilanvaraus.