Henkilökunnan tilojen ja työpisteiden varaus Outlookin kalenterissa
Tällä sivulla
Henkilökunnan tilojen ja työpisteiden varaus Outlookin kalenterissa
Huom. Tämä ohje on vain Omnian henkilökunnan jäsenille.
Outlookissa tilat ja työpisteet, toimivat kuin ihmiset, joilla on oma kalenteri. Kun varaat kokousta, kutsut huoneen mukaan samalla tavalla kuin kutsut työkaverin tapaamiseen, ja huone ilmoittaa, onko se vapaa vai varattu. Näin Outlook osaa pitää kirjaa, kuka käyttää tilaa ja milloin, eikä tule päällekkäisyyksiä.
Riippumatta siitä, käytätkö Outlookin työpöytäsovellusta tai sen selainversiota, ohjeen avulla löydät haluamasi tilan/työpisteen varattavaksi.
- Outlookin kalenterissa klikkaa Uusi tapahtuma -painiketta.
2. Kirjoita otsikko, valitse päivämäärä ja aika. Klikkaa Hae huone tai sijainti -tekstikenttää ja klikkaa sitten vielä Selaa huoneenhaun avulla.
3. Ikkunan oikealle ilmestyy Huoneiden hakutoiminto. Valitse ensin Rakennus-kentässä kaupunki, jonka jälkeen näet pudotusvalikossa eri listoja tiloista/työpisteistä. Valitse haluttu lista, jonka jälkeen näet kyseisen listan kaikki tilat/työpisteet.
Kaikki vapaat tilat/työpisteet näkyvät listalla kyseisenä ajankohtana. Tiloja/työpisteitä voi myös hakea numerolla kirjoittamalla se Hae huone tai sijainti -tekstikenttään..Huom. Huoneen voi varata enintään 180 vuorokaudeksi eteenpäin
4. Valitse haluamasi tila/työpiste klikkaamalla sitä. Lisää teksti tarvittaessa ja klikkaa Lähetä-painiketta. Varaus näkyy hetken päästä sinun ja mukaan kutsuttejen henkilöiden kalenterissasi.
5. Jos et käytä työpistettä/tilaa syystä tai toisesta, peruuta varaus klikkaamalla tapahtumaa kalenterissa hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Peruuta. Näin tila/työpistevaraus poistuu samalla kuin tapaaminen poistuu.
Itätuulenpihan toimipisteen tilojen ja työpisteiden varaaminen
Jotta varauskalenteri näkyy oikein Tapiolassa sijaitsevan Itätuulenpihan toimipisteen tilojen kohdalla on haluttu tila ensin lisättävä omaksi kalenterikseen Outlookin kalenteriin.
1. Avaa Outlookin kalenteri ja klikkaa Lisää kalenteri. Klikkaa sitten Lisää hakemistosta. Valitse käyttäjätilisi etunimi.sukunimi@omnia.fi. Kirjoita hakukenttään tila tai työpiste, mitä tarvitset ja valitse se.
2. Klikkaa lopuksi Lisää-painiketta.
3. Tilat näkyvät nyt Muut Kalenterit -kohdassa ja niissä on luotettava ajantasainen tieto varaustilanteesta.
Hakusanoja: tilavaraus, tilanvaraus.